第一步，为每一台印刷机制订基准（定标）

从车间每个月要印刷的印件中选出一个典型作业或某一类型的作业，记录下印刷准备和印刷运行等各个环节的有关信息，包括印刷准备时间、印刷速度、废品张数、停机次数、印刷机停机清洗橡皮布的次数、橡皮布故障，以及环状白斑等数据，并记录下每次发生停机的原因和时间。

然后，根据记录为每个班次进行定标，而且要具体到每一个印刷机操作人员。有了基准之后，就可以据此来衡量采取改进措施后生产效率提高的程度。

        第二步，清洁印刷车间

按照精益生产的要求，建立一个5S计划，并完成五个清理步骤，即整理（Separate）、整顿（Straighten）、 清扫（Scrub）、清洁（Spread）和素养（Systematize）。在开始此项工作之前，企业或车间领导首先应当清理一下自己的办公室，为整个企业或车间做出样板。

       第三步，请设备制造商帮忙解决设备存在的问题

带“病”运行的印刷机很难提高效率，所以要与设备制造商一起检查样张，并向他们说明要在印刷机上解决什么问题，获得他们的帮助。这样做可能需要一定的成本投入，但是却能解决印刷机部件磨损或损坏问题。

对于印刷车间而言，每个月都要对印刷作业重新进行测量，这样就有可能看到显著的改善。

        第四步，在进一步改进中让相关人员参与进来

相关人员，包括操作人员、设备维护人员以及中层管理人员，都会有自己的想法和建议。应该仔细倾听他们的建议，如果恰当合适就要付诸实施。

此外，还有一种激将法，即把一段时间内的有关生产效率的数字张贴出来，稍显落后的团队就会努力进行改进。

比如，一个车间的印前准备时间在20分钟之内，另一个具有相同设备的印刷车间则需要40分钟，那么落后的车间或机组一定会想办法甩掉落后的帽子。