精益咨询导读：如何应用精益原则提高后勤办公流程的工作效率？

您可能同许多制造商一样已经在生产运营中实施了精益原则。

如果您已经看到精益生产带来的好处，那么您可能也希望将精益的理念扩展到“办公室”中。

办公室的工作包括日常行政、销售和市场营销、IT、工程、产品开发以及其他的“白领”操作。

如果能将行之有效的精益方法从您的生产运营扩展到办公室流程中，那么精益管理的收益就能扩展到整个公司。

生产运营中应用精益原则时，一个精干的员工队伍是必不可少的。毕竟，劳动力支出占到了一个典型运营预算的50%以上，闲置或未被充分利用的劳动力在没用增加价值的情况下却带来了成本支出。

对办公室的运营而言，精益劳动力更加重要，因为劳动力是办公室流程中唯一最重要的投入。

在竞争激烈的市场中，您必须不断寻找方法来改善您的运营，以提高生产效率、提升产品质量并降低成本。长期以来，许多企业通过将精益原则应用到生产运营中，已经实现了这一目标。

然而，与满足顾客需要相关的所有成本中，60%至80%的部分花费在行政或办公室的相关职能中。

因此，许多企业也希望将精益概念应用到办公室流程中，让车间的精益管理得以延伸实现其商业目标的显著提升。可惜的是，这一点在长期以来的流程改善中一直被忽视。

精益是基于两个原则的：去除流程中所有不会增加客户价值的步骤所造成的“浪费”，让工作流程顺畅。这些步骤中的75%至90%是属于服务和行政流程，比如订单输入、报价、采购，并没有增加价值。

精益分析识别和处理流程和人力资源中的浪费。它同时具有解决工作量波动问题的功能，无论需求如何变化，都可以连续执行，杜绝可能在高峰时间和消防演习时出现的人员配置过多和消极影响。

实施精益改造需要从头到尾地定义重要业务流程，确定这些流程中的迟滞、缺陷和失误。

之后企业想办法来杜绝浪费和不能增加价值的步骤。目标是缩短流程时间，提高灵活性和响应性，确保通过每个流程的连续流动。

企业同样往往为员工和流程定义绩效指标来创建一个闭合循环的方法，帮助提高人员和流程的有效性。

• 优先级——在办公室，很容易让员工专注于他们喜欢的项目，但是让他们专注于那些对于客户来说最重要的项目就困难得多。

• 或者说因为工作流程跨越多个部门，员工没有意识到哪些任务为客户增加了价值。

• 精益改善制定明确的优先事项，并向员工灌输放下一个工作流程，立即拿起另一个更重要流程的原则。例如，优先级可能包括截止日期、订单价值或者客户类型。

   

• 用KPI衡量绩效——关键绩效指标（KPs）使企业在流程改进中能够“闭合循环”，帮助明确如果按照公司或者行业标准进行评价，企业目前的绩效表现如何。

• 方便管理人员评估精益实践和改善流程对于公司目标的实现有何帮助。两个在精益生产中经常使用的关键绩效指标是“间距”和“节拍”。

• 间距衡量在给定的时间量中可以完成多少工作；精益原则努力寻找在相同的时间量中完成更多工作的方法。节拍是指客户需求的速度，精益生产的目标是以适当的速度生产产品来满足顾客需要。

在办公室流程中，您选择的关键绩效指标取决于您想要回答的问题，关于您的价值流以及您如何定义这些流程产生的产品和服务。

例如，如果您的目标是减少工程变更指令（ECO）的数量，您就可以将工程变更指令定义为产品并确定所发出工程变更指令的总数、周期时间以及流程排队时间。

这些信息可以帮助您找出迟滞，杜绝流程中的浪费。