Office超级技巧─PowerPoint幻灯片实用技巧（上）

       幻灯片是PPT中比较重要的元素，关于它的技巧也相当多，笔者在此作了一些搜罗。希望对大家有所帮助。由于技巧较多，因此分为上、中、下三部分陆续刊登。这里刊登的是第一部分。

      1、 应用多彩的背景

       PowerPoint中拥有很多设计模板，并提供了不少漂亮的背景，选择“格式”→“背景”，再选中“忽略母版的背景图形”复选框。如果只是想选择颜色来填充，只要单击弹出式下拉菜单，选择“填充效果”，当然也可选择“其他颜色”。如果还想更漂亮点，那就在弹出对话框中的过渡、纹理、图案、图片四个标签中来选择。设置完成后，只要单击“确定”，然后再单击“应用”就可以了。

        2、让幻灯片自动播放

       先打开幻灯片，再把它打包成EXE文件。需要注意的是，在打包时，一定要包含链接媒体文件，并嵌入字体，这样可以保证演示文稿中涉及的图片、动画、声音都能够进入打包文件，嵌入字体意味着文稿中所使用的字体在其他微机上也能正确显示。同时，当询问是否包含播放器时，选择“是”按钮。双击打包生成后的pngsetup.exe文件，进行解包，并把解压出来的ppview32.exe、slideshow.pps（slideshow.pps是需要放映的幻灯片）等文件放到一文件夹下，然后再在该文件夹下新建一个autorun.inf文本文件，输入如下内容：

[AUTORUN]

OPEN=ppview32.exe slideshow.pps

ICON=ppview32.exe

接着，把ppview32.exe、slideshow.pps和autorun.inf文件刻到光盘的根目录，这样刻录出来的光盘，一插入到光驱中，就会自动播放其中的幻灯片。

      3、 自动更新幻灯片日期和时间

      通过下面的技巧，可把日期或时间插到页眉与页脚中，还能自动更新：单击“视图”→“页首与页尾”，并单击弹出对话框中的“幻灯片”标签，再选中“日期与时间”复选框，然后选择“自动更新”单选按钮，保存演示文件。以后每次打开文件，系统就会自动更新日期与时间。你还可以选中“标题幻灯片中不显示”复选框，这样可以在标题幻灯片中隐藏“页眉与页脚”的设置。

借用另一幻灯片中配色方案

如果想使用另一幻灯片中的配色方案，可这样操作：先把两个演示文稿文件打开，然后选择“窗口”→“全部重排”。同时，在两个演示文稿的普通视图中都使用“幻灯片”标签。切换到配色方案较好的演示文件窗口，再单击“常用”工具栏的“格式刷”按钮。然后单击第二个演示文稿窗口，最后单击要应用方案的幻灯片即可。

       4、让幻灯片循环播放

       如想让幻灯片播放到结束后，自动回到开头，重新开始播放，先打开想要播放的幻灯片，选择“幻灯片放映”→“设置放映方式”，然后在弹出的对话框中选中“循环放映，按Esc键终止”复选框。单击“确定”关闭对话框即可。

      5、 防止更改文稿

       选择“幻灯片放映”→“设置放映方式”，然后在弹出的对话框中选中“在展台浏览（全屏幕）”，这样可使演示文稿循环放映，还能防止更改演示文稿。

      6、 让幻灯片自动切换

       在PowerPoint中，可为每个幻灯片设置相应时间，让它到达预定时间后自动切换而无需手工单击切换：先在普通视图中选中幻灯片，再选择“幻灯片放映”→“幻灯片切换”，在“换片方式”下，选择“每隔”复选框，再输入要幻灯片在屏幕上显示的秒数即可。

      7、 改善幻灯片放映性能

       如果机器配置不是很好，那放映幻灯片时可能会出现停顿现象，甚至花屏。这时，可启动硬件图形加速，并以此来改善幻灯片放映性能：选择“幻灯片放映”→“设置放映方式”，再选中“使用硬件图形加速”复选框，单击“确定”关闭对话框即可。

      8、 减少色深以达最佳性能

      右击桌面，选择“属性”，再在“颜色”下拉列表中单击“增强色（16 位），再单击“确定”即可让PowerPoint使用16位色深，这样能获得最佳性能了。

 Office超级技巧─PowerPoint幻灯片实用技巧（中）

        幻灯片是PPT中比较重要的元素，关于它的技巧也相当多，笔者在此作了一些搜罗。希望对大家有所帮助。由于技巧较多，因此分为上、中、下三部分陆续刊登。这里刊登的是第二部分。

       1、在演示文稿间复制/粘贴幻灯片

       通过下面技巧，可在两个演示文稿之间复制幻灯片：先同时打开两个演示文稿，再选择“窗口”→“全部重排”。然后在相应的演示文稿窗口的“幻灯片”窗口中，选择要复制的幻灯片，再按下Ctrl+C键复制一下，切换到另一个演示文稿，按下Ctrl+V键粘贴过来即可。

如果希望所粘贴的幻灯片采用与前面的幻灯片不同的设计模板，并且希望它保留其原始格式，则可以单击粘贴幻灯片下的“粘贴选项”按钮，然后在按钮菜单上，单击“保持源格式”。这样，则复制的幻灯片将使用左边窗口的模板和格式。

如果要移动幻灯片而不是复制幻灯片，请在快捷菜单上单击“剪切”而不是“复制”。

       2、 自由更改幻灯片顺序

       如果在做好幻灯片后，希望能改变其中某几张幻灯片顺序，则可按照下面步骤来操作：在普通视图的“幻灯片”选项卡上，选择一个或多个幻灯片缩略图，然后将其拖动到一个新位置即可。如果使用的是幻灯片浏览视图，同样可以选择一个或多个幻灯片缩略图，然后将其拖动到一个新位置。

       3、自由缩放幻灯片

       PowerPoint可以在视图中改变视图中各个区域的大小，以方便编辑：单击要更改显示比例的区域，以适应“大纲”标签、“幻灯片”标签或要在幻灯片窗格中显示的幻灯片，再单击“常用”工具栏上的“显示比例”框旁边的箭头，接着在下拉列表中单击选择所需的比例。或者直接在“显示比例”框里键入所需要的数字。

       4、 在演示文稿中复制幻灯片

       PowerPoint中不仅能复制图片，文本，还可以复制演示文稿中的幻灯片：在普通视图的“大纲”或“幻灯片”窗口中，选中要复制的幻灯片（可以配合Shift键和Ctrl键来选中多张幻灯片）。再选择“插入”→“幻灯片副本”即可。

       5、把演示文稿带着走

       把演示文稿打包，可以很方便地把演示文稿变成EXE文件，方便携带和发布。先用PowerPoint打开已经做好的.ppt文件，选择“文件”→“打包”，出现打包向导。单击“下一步”，向导提示打包哪些演示文稿，采用默认的当前演示文稿。当向导询问文件复制到哪时，更改至本地硬盘，如d:。接着会询问是否包含相应的链接文件，如果需要，可以选中所有链接文件，并同时选中并嵌入字体。这样演示文稿中涉及的图片、动画、声音、字体等都将会打包进文件。

在最后一步里，向导将会询问是否包含播放器，一般选择“是”。这样，只要带上pngsetup.exe文件及一些相关文件即可。

       6、给演示文稿添加表格

       在PowerPoint中使用表格，能很容易地使文本对齐，尤其是当文本可能会以多种形式（包括放映幻灯片、联机内容以及打印的讲义）表示时会更加方便：选中需要放置表格的幻灯片，选择“插入”→“表格”，然后在“插入表格”对话框中设置表格的行数和列数，单击“确定”按钮，幻灯片上就绘制出表格了。

接下来，只要用鼠标单击相应的表格单元格就可以在其中输入数据，而按下Tab键则会进入下一个单元格。

       7、 导入word文件到PowerPoint中

       利用下面的技巧可快速把word文件转换成可供演示的PowerPoint文件：只要先在word中把文件转换为大纲视图，然后再设置好各级的标题，最后在PowerPoint中选择“插入”→“幻灯片（从大纲）”，在弹出的对话框中选择想要要转换为幻灯片的word文件就可以了。

       8、把幻灯片发到word中

       Microsoft office系列软件各个组件中都有着良好的合作关系，通过下面的技巧，可以把幻灯片发到word中：先启动PowerPoint，然后打开演示文稿，再选择“文件”→“发送”→“发送到Microsoft word”对话框即可。

      9、 自由控制编码列表的开始编号

       在PowerPoint中，编号不一定非要从1，或者a开始不可。完全可以自行设置编码列表的开始编号：先在要更改开始编号的行中放置插入点，选择“格式”→“项目符号和编号”。再在弹出对话框中单击“编号项”标签，再在“开始于”框中，选择所要的编号，完成后单击“确定”即可。

自定义项目符号和编号

选择“格式”→“项目符号和编号”，在弹出对话框中使用“项目符号项”选项卡，然后单击“自定义”，就可以在新弹出对话框中选择多种多样的项目符号，如“（、（、（、（”，将这些符号运用到幻灯片中，使内容更加丰富多彩。

      10、 计算字数和段落

      如果想让PowerPoint具有统计字数和段落的功能，可以这样来做：选择“文件”→“属性”，在弹出对话框中单击“统计”标签，文件的各种数据，包括页数、字数、段落等信息就会被显示在统计的信息框中。

       11、隐藏幻灯片

       如果演示文稿中有某些幻灯片不必放映，但又不想删除它们，以备后用。就可以隐藏这些幻灯片：在“幻灯片浏览”视图中选中这些幻灯片（可以配合Ctrl和Shift键选择多张幻灯片），再选择“幻灯片放映”→“隐藏幻灯片”即可。

       12、快速在窗格之间移动

       按F6键可以顺时针方向在普通视图窗格之间移动；Shift+F6可以按逆时针方向在普通视图窗格之间移动；按下Ctrl+Shift+Tab在普通视图中“大纲与幻灯片”窗格的“幻灯片”和“大纲”选项卡之间切换。

       13、“隐藏”幻灯片中“声音”图标

       把声音图标拖到幻灯片之外，这样在放映幻灯片时，就看不到图标了。

       14、在放映幻灯片时显示快捷方式

       如果需要在放映PowerPoint幻灯片时快速访问快捷键，只需按下F1（或Shift+？），幻灯片放映帮助将自动显示。.

Office超级技巧─PowerPoint幻灯片实用技巧（下）

       幻灯片是PPT中比较重要的元素，关于它的技巧也相当多，笔者在此作了一些搜罗。希望对大家有所帮助。由于技巧较多，因此分为上、中、下三部分陆续刊登。这里刊登的是第三部分。

       1、创建一个摘要幻灯片

       有时，在创建好一个PowerPoint演示文稿后，可能需要添加一个简介、议程或小结。其实，PowerPoint本身就提供了向现有演示文稿中快速添加摘要幻灯片的方法：打开需要添加摘要的演示文稿，选择“视图”→“幻灯片浏览”，并在幻灯片浏览视图中选择所需幻灯片的标题（也可以配合Ctrl和Shift键选择多张幻灯片，当然一般应当选择那些最能概括该演示文稿的幻灯片作为摘要）。再单击幻灯片浏览工具栏上的摘要幻灯片按钮，PowerPoint将会自动利用所选幻灯片的标题创建名为“摘要幻灯片”的新幻灯片，该幻灯片将出现在所选幻灯片的前面，并作为摘要。

小提示:可以双击该幻灯片，更改标题、编辑现有项或添加新项来做进一步修改和完善。

       2、快速重复上一动作

       在PowerPoint中有时会进行很多的重复动作，不过，在执行了一个动作后，只要按下F4键即可重复这个动作。F4键只是重复最后一个动作，并不能记录一系列动作，因此不能用它来完成多于一个动作的操作。

       3、再给我多几味后悔药

       知道，Windows中的“撤消”（Undo）功能确实为带来了很多的方便。但默认情况下，PowerPoint的撤消操作次数最多只有20次。不过，完全可以自行定义可撤消的次数：选择“工具”→“选项”，然后在弹出对话框中单击“编辑”标签，再在“最多可取消操作数”后在设置一个适当的次数为止。要注意的是，一般设置为三四十次即可。如果设置得太多，会影响机器的性能；另外，PowerPoint撤消操作次数限制为150次。

       4、用我的默认文件夹

       可能很多并不喜欢把所有文件都保存在“我的文件”文件夹中，因为它位于C盘，弄不好，机器就会崩溃，会造成数据丢失。这时，可以在另外的分区上建立一个文件夹，如D:MyPPT。然后启动PowerPoint，再选择“工具”→“选项”，在弹出对话框中单击“高级”标签，然后在“默认文件位置”中输入路径名称“D:我的幻灯片”，然后单击“确定”关闭对话框即可。这样，以后在PowerPoint中保存演示文稿时，系统会自动转到D:MyPPT文件夹下。

       5、保存早期PowerPoint版本

       虽然现在office XP已经很普及了，而且微软也准备在明年发布office 11，但是仍有很多的地方在使用老版本的office，如office 95/97，甚至更早。不过，在PowerPoint中制作完幻灯片后，可以选择“文件”→“另存为”，弹出的“另存为”对话框中的“保存类型”列表中，可以选择演示文稿的保存类型，如PowerPoint 4.0.PowerPoint 95.PowerPoint 97-2002 & 95等。在做出文件类型的选择后，输入文件名，按下“保存”按钮即可。

你还可以指定保存演示文稿的默认格式：选择“工具”→“选项”，并单击打开对话框中的“保存”标签，在“将 PowerPoint 文件存为”下拉列表框中选择相应的格式即可。

小提示：在转换时，Microsoft Graph图表也可以自动转换，以便在早期的版本的Microsoft Graph中打开和编辑。如果不希望图表转换，可在 “保存”选项卡上，清除“保存为早期版本时转换图形”复选框的复选标记。

       6、将最喜欢工作视图作为默认视图

       PowerPoint的默认编辑视图是普通视图，并带有“幻灯片”和“大纲”子窗口、备注窗格和幻灯片窗格。如果你更喜欢其他的默认视图（如，只有幻灯片窗格，而没有幻灯片缩略图、大纲或备注等），也可以自定义默认视图：选择“工具”→“选项”→“视图”，然后在“默认视图”下边的下拉列表中，选择所需的视图即可。当然，如果选择“保存在文件中的视图”，那下次打开PowerPoint时，将会使用保存在当前文件中的精确视图。

       7、 在Authorware中使用PowerPoint文件

       Authorware和PowerPoint是两种常用的课件制作软件，Authorware功能强大，交互性强，而PowerPoint在制作字幕和图像处理方面较为方便，这两者结合能够制作出使用更加灵活、操作更加方便的多媒体课件。下面将告诉大家如何在Authorware调用PowerPoint。

启动PowerPoint，并建立一个用于链接到Authorware中的演示文稿文件，命命名为link.ppt。接着打开Authorware，并拖动一个显示图标到流程线上，双击该显示图标打开展示窗口，再选择Insert→OLE Object命令，此时将会显示Insert Object对话框。选择“从文件创建”，输入框中单击“浏览”按钮找到要先前制作的PowerPoint文件link.ppt，选中其下的“链接”复选框，单击“确定”按钮可将link.ppt插入到当前文件中，展示窗口中会出现link.ppt幻灯片的第一屏内容。

此时，选择Authorware中的Edit菜单，再选择“Linked 演示文稿 OLE Object ”，选择Attributes选项，屏幕上将会出现Object Attributes对话框。选择Activation Trigger下拉列表框，选择Single Click项，再选择Trigger Verb下拉列表框，从中选择“放映”项，并注意在对话框下方选中Packageas OLE object复选框。

设置完成后，单击“确定”按钮即可设置放映的方式为单击放映。

这样，运行Authorware，在屏幕上单击PowerPoint相应的图标，即可播放幻灯片。用这一方法制作成的多媒体课件，同时具有Authorware和PowerPoint两种软件的优点，所插入的幻灯片如需修改、增添内容，只需对插入的幻灯片对象直接进行修改即可。

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